راهنمای ارسال مقاله به مجلات خارجی؛ مراحل سابمیت مقاله از ابتدا تا چاپ

اهمیت انتخاب نویسنده مسئول

در هر مقاله علمی، یکی از نویسندگان به عنوان «نویسنده مسئول» یا Corresponding Author معرفی می‌شود. این فرد مسئولیت تمامی ارتباطات رسمی با مجله را بر عهده دارد و از زمان ارسال مقاله تا اعلام نتیجه داوری و انتشار نهایی مقاله، تمامی مکاتبات از طریق او انجام می‌شود.

نویسنده مسئول باید اطلاعات تماس معتبر، به‌ویژه آدرس ایمیل فعال و قابل دسترس، در اختیار مجله قرار دهد. هرگونه درخواست اصلاح، پاسخ به داوران، دریافت فایل‌های نهایی و پیگیری وضعیت مقاله از طریق همین شخص انجام خواهد شد. به همین دلیل انتخاب نویسنده مسئول باید با دقت انجام شود.

ثبت‌نام در سامانه مجله

اولین گام برای ارسال مقاله، عضویت در سامانه الکترونیکی مجله است. تقریباً تمامی ناشران بزرگ علمی از جمله Elsevier، Springer، Wiley، Taylor & Francis و Sage دارای سیستم‌های اختصاصی دریافت مقاله هستند.

پس از تکمیل فرم ثبت‌نام، یک نام کاربری و رمز عبور برای نویسنده صادر می‌شود که از طریق آن می‌تواند وارد پنل شخصی خود در سامانه مجله شود.

ورود به سامانه و آغاز فرآیند ارسال مقاله

پس از ورود به حساب کاربری، گزینه‌هایی برای مدیریت مقالات نمایش داده می‌شود. در اغلب سامانه‌ها برای شروع ارسال مقاله باید گزینه‌هایی مانند:

با انتخاب این گزینه، فرآیند ارسال مقاله آغاز شده و مراحل مختلفی به صورت گام‌به‌گام در اختیار نویسنده قرار می‌گیرد. لازم است تمامی اطلاعات با دقت و مطابق محتوای مقاله تکمیل شوند.

انتخاب نوع مقاله

در نخستین مرحله، سامانه از شما می‌خواهد نوع مقاله را مشخص کنید. این بخش اهمیت زیادی دارد زیرا فرآیند داوری و ارزیابی بر اساس نوع مقاله تعیین می‌شود.

نویسنده باید دقیقاً نوع مقاله خود را مطابق راهنمای نویسندگان مجله انتخاب کند. انتخاب اشتباه ممکن است موجب تأخیر در بررسی مقاله شود.

ثبت عنوان مقاله

در مرحله بعد باید عنوان مقاله را وارد کنید. عنوان باید دقیقاً مطابق فایل اصلی مقاله باشد و از هرگونه اختلاف در نگارش، علائم نگارشی یا ترتیب کلمات جلوگیری شود.

عنوان مقاله اولین بخشی است که توسط سردبیر مشاهده می‌شود؛ بنابراین لازم است کوتاه، علمی، گویا و مرتبط با موضوع تحقیق باشد.

وارد کردن اطلاعات نویسندگان

یکی از مهم‌ترین مراحل ارسال مقاله، ثبت اطلاعات نویسندگان است. در این قسمت باید نام تمامی نویسندگان به همان ترتیبی که در فایل مقاله درج شده است وارد شود.

ترتیب نویسندگان باید دقیقاً مطابق توافق انجام‌شده میان اعضای تیم پژوهشی باشد. تغییر ترتیب نویسندگان پس از ارسال مقاله معمولاً با محدودیت‌ها و حساسیت‌های زیادی همراه است.

ثبت چکیده مقاله

پس از ثبت اطلاعات نویسندگان، نوبت به وارد کردن چکیده مقاله می‌رسد. بسیاری از سامانه‌ها از نویسنده می‌خواهند متن چکیده را به صورت مستقیم در یک کادر مشخص وارد کند.

در این مرحله باید دقت شود:

• متن چکیده با فایل اصلی مقاله مطابقت کامل داشته باشد.

• از وجود کاراکترهای اضافی جلوگیری شود.

• فرمت‌بندی خاص یا علائم غیرمجاز حذف شوند.

چکیده نقش بسیار مهمی در ارزیابی اولیه مقاله دارد و باید با نهایت دقت وارد سامانه شود.

انتخاب کلمات کلیدی

کلمات کلیدی یا Keywords ابزار مهمی برای نمایه‌سازی مقاله در پایگاه‌های علمی هستند. انتخاب کلمات کلیدی مناسب باعث می‌شود مقاله راحت‌تر توسط پژوهشگران دیگر پیدا شود.

معمولاً بین 3 تا 8 کلمه کلیدی از نویسنده درخواست می‌شود. بهتر است این واژه‌ها:

• مرتبط با موضوع اصلی تحقیق باشند.

• از اصطلاحات استاندارد علمی استفاده کنند.

• قابلیت جستجوی بالایی داشته باشند.

بارگذاری فایل اصلی مقاله

پس از تکمیل اطلاعات متنی، نوبت به بارگذاری فایل‌های مقاله می‌رسد. در این مرحله نویسنده باید فایل Manuscript را در سامانه آپلود کند. برخی مجلات فایل مقاله را به صورت:

دریافت می‌کنند. لازم است فرمت فایل دقیقاً مطابق دستورالعمل مجله باشد.

همچنین در بسیاری از مجلات لازم است نسخه‌ای بدون نام نویسندگان برای داوری دوسوکور (Blind Review) نیز بارگذاری شود.

بارگذاری فایل‌های تکمیلی

علاوه بر فایل اصلی مقاله، بسیاری از مجلات فایل‌های دیگری نیز درخواست می‌کنند. این فایل‌ها ممکن است شامل موارد زیر باشند:

تصاویر و شکل‌ها

تصاویر باید به صورت جداگانه و با کیفیت مناسب بارگذاری شوند. فرمت‌های رایج شامل:

است.

جداول

برخی مجلات ترجیح می‌دهند جداول در فایل جداگانه ارسال شوند تا در مرحله صفحه‌آرایی کیفیت بالاتری داشته باشند.

فایل‌های مکمل

در برخی تحقیقات فایل‌های تکمیلی شامل داده‌های خام، پرسشنامه‌ها، فیلم‌ها یا کدهای برنامه‌نویسی نیز ارسال می‌شوند.

بارگذاری نامه پوششی (Cover Letter)

یکی از بخش‌های مهم فرآیند ارسال مقاله، ارائه Cover Letter است. این نامه خطاب به سردبیر مجله نوشته می‌شود و هدف آن معرفی پژوهش و بیان اهمیت آن است.

در یک نامه پوششی مناسب باید به موارد زیر اشاره شود:

• عنوان مقاله

• نوآوری تحقیق

• اهمیت علمی پژوهش

• عدم ارسال همزمان مقاله به مجله دیگر

• تأیید اصالت پژوهش

یک نامه پوششی حرفه‌ای می‌تواند تأثیر مثبتی بر ارزیابی اولیه سردبیر داشته باشد.

بررسی اطلاعات و رفع خطاها

پس از تکمیل تمامی مراحل، سامانه اطلاعات وارد شده را بررسی می‌کند. اگر بخشی ناقص باشد یا اطلاعات با فرمت موردنظر مجله مطابقت نداشته باشد، پیام خطا نمایش داده می‌شود.

خطاهای رایج شامل:

• ناقص بودن اطلاعات نویسندگان

• عدم بارگذاری فایل‌ها

• مغایرت اطلاعات مقاله

• فرمت نامناسب فایل‌ها

است.

قبل از ادامه فرآیند باید تمامی خطاها برطرف شوند.

ساخت فایل PDF نهایی

پس از تکمیل موفق مراحل ارسال، سامانه فایل نهایی مقاله را به صورت PDF تولید می‌کند. معمولاً گزینه‌ای با عنوان:

Build PDF for My Approval

نمایش داده می‌شود.

این فایل نسخه‌ای است که برای داوری به سردبیر و داوران ارسال خواهد شد. بنابراین بررسی دقیق آن اهمیت بسیار زیادی دارد.

تأیید نسخه نهایی مقاله

پس از تولید فایل PDF، نویسنده باید به منوی اصلی بازگردد و بخش:

Submissions Waiting for Author’s Approval

را انتخاب کند. در این قسمت فایل نهایی مقاله قابل مشاهده است. لازم است تمامی بخش‌ها شامل:

• عنوان

• نام نویسندگان

• جداول

• شکل‌ها

• فرمول‌ها

• منابع

به دقت بررسی شوند.

در صورت مشاهده هرگونه ایراد می‌توان پیش از تأیید نهایی اصلاحات لازم را انجام داد.

ثبت تأییدیه نهایی

اگر فایل نهایی بدون مشکل باشد، نویسنده باید گزینه:

Approve Submission

را انتخاب کند.

این مرحله به منزله تأیید نهایی مقاله است. پس از این اقدام، مقاله به صورت رسمی وارد فرآیند بررسی و داوری مجله می‌شود و معمولاً امکان ویرایش مستقیم فایل توسط نویسنده وجود نخواهد داشت.

پیگیری وضعیت مقاله پس از ارسال

پس از سابمیت، مقاله وارد مراحل مختلف بررسی می‌شود. وضعیت‌های متداولی که در سامانه مشاهده می‌شوند عبارت‌اند از:

نویسنده مسئول باید به طور منظم وضعیت مقاله را بررسی کرده و در صورت دریافت درخواست اصلاح، در زمان مناسب پاسخ دهد.