تدوین دستورالعمل برگزاری جلسات دفاع مجازی

دستور العمل برگزاری جلسات دفاع بصورت مجازی در دانشگاه خوارزمی تدوین شد. در این دستورالعمل آمده است: در پی تعطیلی کلاس‌های حضوری دانشگاه و حفظ فاصله اجتماعی ضروری است شیوه نامه ای برای دفاع از طرح واره  (پروپوزال) دوره دکتری، پایان نامه کارشناسی ارشد و رساله دکتری تدوین شود تا وحدت رویهای برای برگزاری چنین جلساتی وجود داشته باشد. مواردی که در پی می‌آید تا عادی شدن وضعیت دانشگاه برقرار است:

برگزاری جلسه دفاع بصورت غیرحضوری  منوط  به تصمیم گروه

برگزاری جلسه دفاع (طرح واره دوره دکتری، پایان نامه کارشناسی ارشد و رساله دکتری) بصورت غیرحضوری منوط به تصمیم گروه و دانشکده و با حفظ کامل قوانین دفاع و کیفیت لازم با نظارت معاون  آموزشی  و مدیر گروه انجام می پذیرد.

نحوه حضور داور خارجی

برای دفاع نیمه حضوری، استاد راهنما و داوران داخل حضور  فیزیکی  دارند ولی داور خارجی می تواند از  طریق  اتاق مجازی دانشکده در نرم افزار سماد دانشگاه بصورت مجازی در جلسه شرکت کنند.

برای دفاع غیرحضوری تمام مراحل دفاع بصورت مجازی و صرفا از طریق سماد دانشگاه به آدرس  lms.khu.ac.ir صورت می پذیرد. در این راستا دو اتاق مجازی از سوی مرکز آموزش مجازی دانشگاه به هر دانشکده اختصاص می یابد تا براساس آن جلسات دفاع با هماهنگی پشتیان مجازی دانشکده و تحت نظر معاون آموزشی دانشکده برگزار شود.

مراحل برگزاری دفاع غیرحضوری

برای دفاع غیرحضوری ضروری است که مراحل زیر طی شود:

الف- ابتدا درخواست دانشجو از طریق سامانه گلستان ثبت می شود.

ب- پس از تایید آموزش دانشکده، بقیه مراحل طبق روال تعریف شده در پیشخوان خدمت گلستان یعنی  استاد راهنما، مدیر گروه، معاون آموزشی و واحد مالی دانشگاه صورت می پذیرد.

ترکیب هیات داوران بر اساس نظر گروه و دانشکده (برای دانشجویان دکتری) صورت می گیرد و فرمت تشکیل هیات داوران بر اساس فرم صورت جلسه پیوست صورت می گیرد. هماهنگی زمان دفاع و دعوت از داوران  طبق روال معمول دانشکده صورت می پذیرد.

پس از تایید گروه و دانشکده لازم است طرح واره/پایان نامه/رساله دانشجو بصورت الکترونیکی در اختیار   هیات داوران  قرارگیرد، این کار برای دانشجویان دکتری حداقل  ۲  هفته و برای دانشجویان کارشناسی ارشد حداقل ۱ هفته قبل از برگزاری جلسه است.

 پس از انجام اقدامات اولیه صورت جلسه دفاع توسط کارشناس دانشکده در قالب فایل ورد یا پی دی اف تهیه (پرینت و بصورت فیزیکی و یا بصورت اسکن) و در اختیار مدیر گروه یا نماینده تحصیات تکمیلی قرار می گیرد. بدیهی است مسوولیت جلسه به عهده مدیر گروه یا نماینده تحصیلات تکمیلی است.

مقررات حاکم بر برگزاری جلسه دفاع به صورت غیرحضوری دقیقا مطابق شرایط حضوری

مقررات حاکم بر برگزاری جلسه دفاع به صورت غیرحضوری دقیقا مطابق شرایط حضوری است و تفاوتی از بابت، کفایت دفاع برای دانشجویان دکتری، ارایه گواهی همانندجویی، مدت زمان ارایه، طریق نمره دهی و... ندارد. همچنین ترکیب جلسه مطابق آیین نامه اجرایی آموزش دانشگاه است.

پس از برگزاری جلسه دفاع، تمام حاضران  در جلسه (غیر از اعضای کمیته داوری)  بایستی توسط نماینده و کمیته داوری جهت تبادل نظر  درباره  محتوای جلسه برگزار شده، تحصیلات  تکمیلی از اتاق مجازی خارج تعیین نمره و اصلاحات احتمالی و ضروری وارد تبادل نظر شده و تصمیم گیری کرده و نتیجه تصمیم گیری کمیته داوری (نمره و یا تصحیحات احتمالی) توسط نماینده تحصیلات تکمیلی با حضور حضار به  دانشجو اعلام شود.

صورت‌جلسه دفاع توسط نماینده تحصیلات تکمیلی تنظیم و تکمیل می شود، امضای فرم ها می تواند بصورت الکترونیکی و یا بصورت حضوری (در صورت امکان) و یا از طرف صورت پذیرد.

صورت جلسه از طریق اتوماسیون به رییس یا معاون آموزشی دانشکده ارسال و یک روتوشت به مدیر تحصیلات تکمیلی ارسال می شود.

حضور الزامی نماینده تحصیلات تکمیلی در جلسات دفاع

در تمام جلسات دفاع طبق آیین نامه اجرایی حضور نماینده تحصیلات تکمیلی که از همکاران هیات علمی  است و توسط دانشکده پیشنهاد و به تایید مدیر تحصیلات تکمیلی می رسد الزامی است، ودر صورت عدم حضور وی جلسه رسمیت ندارد.

پرداخت حق الزحمه داوری توسط  کارپرداز دانشکده  یا نماینده تحصیلات تکمیلی  بصورت الکترونیکی صورت  می پذیرد. فرم پرداخت با هماهنگی مدیر امور مالی دانشگاه از طرف امضا می شود.