چگونگی فرمت بندی مقاله به شکل اصولی

منظور از فرمت‌بندی مقاله (Formatting) چیست؟

فرمت‌بندی، یا همان تنظیم ساختاری و محتوایی مقاله، به معنای انجام اقداماتی است که مقاله را به طور کامل با دستورالعمل‌های خاص یک مجله علمی هماهنگ می‌کند.

این دستورالعمل‌ها شامل جزئیات گوناگونی هستند؛ از جمله: روش ارائه مطالب، استانداردهای ارجاع‌دهی (مانند APA، MLA، شیکاگو و غیره)، نحوه تنظیم جداول و شکل‌ها، چگونگی نوشتن و طول خلاصه، اندازه فونت، فاصله‌گذاری بین خطوط، شماره‌گذاری صفحات و سایر الزامات ظاهری و محتوایی.

رعایت درست فرمت‌بندی، علاوه بر نشان دادن دقت و نظم نویسنده، بیانگر احترام او به قوانین، استانداردها و دستورالعمل‌های مجله است. به همین دلیل، مجلات علمی معتبر بین‌المللی به این موضوع اهمیت زیادی می‌دهند و در بسیاری از موارد، مقالاتی را که فرمت‌بندی مناسبی ندارند، حتی قبل از اینکه وارد فرآیند داوری تخصصی شوند، رد می‌کنند.

انواع فرمت‌بندی مقاله

فرمت‌بندی مقاله به طور کلی به دو زیرمجموعه اصلی تقسیم می‌شود که هرکدام جنبه‌های متفاوتی از مقاله را هدف قرار می‌دهند:

ضرورت فرمت بندی در چیست؟

دلایل اهمیت رعایت دقیق فرمت‌بندی در مقالات علمی:

1. فیلتر اولیه داوری (Desk Reject): داوران و سردبیران ژورنال‌ها در ابتدا ظاهر و ساختار مقاله را بررسی می‌کنند. مقاله‌ای که از لحاظ فرمت دارای ایراد باشد، معمولاً حتی برای داوری علمی ارسال نمی‌شود. بنابراین، فرمت‌بندی به عنوان اولین فیلتر کیفی برای پذیرش مقاله عمل می‌کند.

2. افزایش اعتبار علمی نویسنده: نویسنده‌ای که مقاله خود را با دقت و رعایت کامل اصول فرمت‌بندی آماده می‌کند، میزان جدیت و نظم خود در پژوهش را نشان داده و در نتیجه، اعتبار بیشتری نزد مجله و داوران کسب می‌کند.

3. تسریع فرآیند پذیرش: مقالاتی که نیازی به بازنگری و ویرایش ساختاری توسط هیئت تحریریه ندارند، با سرعت بیشتری به مرحله داوری علمی راه پیدا کرده و احتمال پذیرش آن‌ها افزایش می‌یابد.

برای دستیابی به فرمت‌بندی موفق مقاله چه نکاتی رعایت شود؟

1. تسلط کامل بر «راهنمای نویسندگان» ژورنال: مهم‌ترین گام، مطالعه موشکافانه دستورالعمل‌های اختصاصی است که هر مجله در وب‌سایت خود ارائه می‌دهد. این راهنماها جزئیات دقیقی از ساختار مقاله، محدودیت کلمات، سبک ارجاع‌دهی (مثل APA یا MLA)، فونت، و دیگر الزامات فنی را مشخص می‌کنند.

2. الگوبرداری از مقالات منتشرشده اخیر: برای درک عملی انتظارات فرمت‌بندی مجله، مطالعه دقیق مقالاتی که اخیراً در آن نشریه چاپ شده‌اند، بسیار کمک‌کننده است. این کار شما را با سبک چیدمان، نحوه ارائه جداول و تصاویر، و استاندارد رفرنس‌دهی آن مجله آشنا می‌سازد.

3. استفاده از چک‌لیست کنترل نهایی: پیش از ارسال نهایی، لازم است یک فهرست بازبینی (چک‌لیست) جامع ایجاد کنید و اطمینان یابید که تمام بخش‌های مقاله (شامل عنوان، چکیده، بدنه اصلی، منابع و پیوست‌ها) کاملاً با الزامات مجله همسو هستند.

4. بهره‌گیری از ویرایش تخصصی: برای تضمین رعایت کامل و بی‌نقص جزئیات فنی و کاهش ریسک رد شدن مقاله به دلایل شکلی، استفاده از خدمات ویراستاران حرفه‌ای متخصص در فرمت‌بندی مقالات علمی توصیه می‌شود.

تفاوت‌های اساسی و اصولی در فرمت‌بندی مجلات

یکی از اشتباهات رایج و پرهزینه در آماده‌سازی مقالات، استفاده از یک قالب فرمت‌بندی ثابت برای ارسال به تمامی ژورنال‌ها است. این روش کاملاً نادرست است، زیرا مجلات علمی، حتی در رشته‌های نزدیک به هم، تفاوت‌های ساختاری و ظاهری مهمی دارند که نادیده گرفتن آن‌ها می‌تواند مستقیماً به رد شدن مقاله منجر شود.

این تفاوت‌ها در جزئیاتی نظیر موارد زیر مشهود است:

• محل قرارگیری چکیده: برخی مجلات اصرار دارند چکیده در صفحه‌ای مجزا باشد، در حالی که برخی دیگر آن را در صفحه آغازین، بلافاصله زیر عنوان، درخواست می‌کنند.

• سبک ارجاع‌دهی (منابع): سبک فهرست‌نویسی (مانند سیستم ونکوور مبتنی بر شماره یا سیستم هاروارد/APA مبتنی بر نویسنده-سال) در میان نشریات بسیار متغیر است.

• نحوه نمایش جداول و اشکال: موقعیت قرارگیری (بالا یا پایین محتوا) و همچنین نحوه ارجاع‌دهی به آن‌ها در متن، از یک ژورنال تا ژورنال دیگر متفاوت است.

• اطلاعات نویسندگان: ترتیب ارائه نام نویسندگان، نحوه نمایش وابستگی سازمانی (Affiliation) و درج آدرس‌های ایمیل، در مجلات مختلف، استاندارد یکسانی ندارد.

نتیجه‌گیری: پیش از آغاز هرگونه کار تنظیم فرمت، شناسایی دقیق مجله هدف و مطالعه کامل دستورالعمل‌های مخصوص آن مجله، یک گام کاملاً حیاتی و ضروری است.

چگونه فرمت دقیق مجله را پیدا کنیم؟

برای اطمینان از انطباق دقیق فرمت مقاله با استانداردهای ژورنال مورد نظر، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. جستجوی هدفمند: عنوان مجله یا شماره ISSN آن را در موتور جستجوی گوگل پیدا کنید.

2. دسترسی به وب‌سایت رسمی: وارد وب‌سایت رسمی نشریه شوید.

3. یافتن دستورالعمل‌ها: به بخش‌های مرتبط مانند «About this journal» (درباره این مجله) یا «For Authors» (برای نویسندگان) مراجعه کنید.

4. مطالعه راهنما: فایل «راهنمای نویسندگان» (Instructions for Authors) را دانلود کرده یا به صورت آنلاین مطالعه نمایید.

5. بررسی نمونه‌ها: چند مقاله که اخیراً در همان مجله منتشر شده‌اند را برای درک عملی سبک قالب‌بندی، بررسی کنید.

این منابع اطلاعاتی کلیدی را در اختیار شما قرار می‌دهند، از جمله: قالب کلی مقاله، سبک ارجاع‌دهی مورد قبول، سقف تعداد کلمات و محدودیت‌های چکیده، ساختار پیشنهادی برای بخش‌های مختلف، و همچنین دستورالعمل‌های دقیق برای تهیه تصاویر و جداول.